Assistant de Direction H/F - Service Public

Rattaché(e) à la secrétaire générale, vous gérez et coordonnez l'organisation de l'agenda, ainsi que la gestion administrative dans un souci d'efficacité et de réactivité sur des situations sensibles. Véritable allié du quotidien, vous veillez à la fluidité des sollicitations, et à l'anticipation des aspects administratifs et logistiques des missions. Vous intervenez en bonne coordination avec les assistantes de la direction générale et assurez une interface avec vos interlocuteurs des directions du secrétariat générale et des autres directions métier de l'agence, ainsi que de ses partenaires.
La secrétaire générale assure la responsabilité hiérarchique et la coordination des activités de :· La direction des ressources humaines (DRH),· La direction de l'administration et des finances (DAF),· La direction technique et informatique (DTI),· La direction des affaires juridiques (DAJ),· La mission hygiène, sécurité, sûreté (MHSS)· La direction de l'appui au pilotage,de laqualité et de l'audit(DAPQA)Elle assure également le lien avec l'agence comptable.La secrétaire générale est appuyée au quotidien par la chargée de mission appui au pilotage qui lui est directement rattachée et qui a en particulier en charge l'organisation d'instances de gouvernance externes.Votre quotidienActivité principale : Secrétaire générale· Organisation de l'agenda de la secrétaire générale : prendre des rendez-vous, organiser des réunions, collecter et mettre en forme des documents préparatoires, constituer les dossiers et s'assurer de l'ensemble des aspects logistiques, ... , avec le soutien des directions et des services concernés,· Gestion du courrier et de la circulation des parapheurs en identifiant leur degré d'urgence,· Préparation des courriers, des messages et des présentations en réponse aux sollicitations internes et externes,· Organisation du classement des dossiers et fichiers du secrétariat général,· Permanence téléphonique et rappel des interlocuteurs en fonction de l'agenda de la secrétaire générale,· Gestion des déplacements de la secrétaire générale en lien avec les interlocuteurs des différents sites (réservation de billets, repas, déplacements sur place, états de frais),· Tenue des fichiers de contacts,· Appui à la chargée de mission auprès de la secrétaire générale pour l'organisation des instances de gouvernance (conseil d'administration et comité de déontologie en particulier).Activités transverses : Direction des affaires juridiques (DAJ) et Mission Hygiène, sécurité, sûreté (MHSS)· Appui à l'organisation de réunions (réservation de salle, convocations, ...)· Gestion du courrier et de la circulation des parapheurs,· Gestion des déplacementsLa continuité de service doit être assurée durant les périodes de congés avec la chargée de missions et les autres assistantes de direction du secrétariat général.

Formation et expérience requises:· Bac minimum· Bac +3 en gestion administratif, assistanat de manager souhaité· Une expérience confirmée d'assistanat de direction générale serait appréciée, en particulier dans le secteur public.Compétences:· Maîtrise indispensable de l'organisation et de la gestion d'agendas complexes· Capacité d'organisation et réactivité· Sens de l'anticipation, esprit d'initiative et réelle autonomie· Diplomatie, rigueur et discrétion· Capacités relationnelles et rédactionnelles avérées· Maîtrise des outils de bureautique

• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Classement des dossiers
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité